Panduan Terbaru Pengurusan Paspor di Batam


Antrean pengurusan paspor di Kantor Imigrasi Batam. Photo by menixnews.

KEINGINAN membawa duo crucils “menggelandang” keliling Asia Tenggara (Vietnam, Kamboja, Laos, Thiland, dan Malaysia) pada liburan sekolah pertengahan tahun ini, membuat saya dan suami harus mempersiapkan segala sesuatunya jauh-jauh hari. Bahkan delapan bulan sebelum hari keberangkatan.

Perjalanan yang kami impikan adalah backpacker dengan menggunakan transportasi kombinasi antara udara dan darat. Rencananya, pergi naik pesawat (Malaysia-Vietnam) dan kembali naik darat (bus) dengan merute Kamboja, Loas, Thailand, Malaysia, Singapura, dan Batam)

Persiapan yang dilakukan terutama memesan tiket pesawat termurah jauh-jauh hari. Saya sudah hunting tiket pesawat dari Kuala Lumpur ke Ho Chi Minh City (Vietnam) ini sejak November 2018 lalu. Dan berhasil mendapatkan tiket yang harganya tidak sampai Rp400 ribu per orang.

Sayangnya, begitu hendak membayar tiket tersebut, diwajibkan mengisi data diri termasuk data paspor. Dan ketika memasukkan tanggal masa berlaku paspor, tarnyata paspor saya dan duo crucils expired pada Juni 2019. Sementara rencana keberangkatan adalah Juli 2019. Alhasil, pemesanan tiket tidak bisa dilakukan karena harus mempebarui dahulu paspor tersebut.

Esok harinya, saya pun cepat-cepat mengurus paspor dengan mendaftar via whatsapp (WA). Singkat cerita, kami mendapatkan antrean pada akhir November. Setelah cukup lama mengantre, kami pun dipanggil untuk sesi foto dan wawancara.

Hiks….. begitu petugas melihat berkas dan menanyakan maksud pembuatan paspor tersebut, dia mengatakan bahwa pembaruan paspor baru bisa dilakukan tepat enam bulan sebelum masa expired. Ketika itu, masa berlaku paspor saya masih enam bulan dan dua minggu. Dan, kami pun gagal memperbarui paspor tersebut karena diminta mengurusnya paling cepat pertengahan Desember 2018.

Ya….. proses dari awal lagi harus dilakukan. Karena pertengahan Desember lalu saya sudah merencanakan liburan akhir tahun di kampung dengan menumpang kapal Kelud, maka pengurusan paspor baru bisa dilakukan Januari 2019.

Kali ini, butuh waktu hampir tiga minggu untuk mendapatkan nomor antrean, hingga akhirnya pada Senin (21/1/2019) lalu kami mendapatkannya.

Bagaimana prosedur pembuatan paspor yang terbaru? Di sini saya ingin berbagi cerita secara detail ya!

1.Daftar Antrean via WA dan Jangan Salah Format

Proses pengurusan paspor di Kantor Imigrasi Batam sekarang memang tidak “sehoror” dulu. Dulu, untuk mendapatkan nomor antrean yang koketnya buka jam 07.00 WIB, harus sudah berbaris antre subuh-subuh. Bahkan ada yang sudah antre sebelum subuh. Jika terlambat saja sedikit, nomor antrean sudah ludes. Lucunya lagi, terkadang yang berbaris antre bukanlah manusia, melainkan jejeran helm-helm mereka.

Tapi sejak dua tahun terakhir, sistemnya sudah berubah. Untuk mendapatkan nomor antrean haru daftar via WA. Di Batam, ada dua tempat yang melayani pembuatan paspor yakni Kantor Imigrasi Batam Centre dan Unit Layanan Paspor di Pelabuhan Harbour Bay.

Untuk mendaftar antrean pengurusan paspor, harus cermat saat mengetik dan jangan sampai ada yang salah. Formatnya adalah:

a. Pendaftaran sendiri (satu orang)

NAMA#TGLLAHIR(DDMMYYYY)#ALAMAT SESUAI EKTP

Contoh:
ARDI NUGROHO#21121985#JL. ENGKU PUTRI N0.3 BATAM CENTER KOTA BATAM, PROVINSI KEPULAUAN RIAU

b. Pendaftaran untuk lebih dari satu orang dan masih dalam satu kartu keluarga

NAMA#TGLLAHIR(DDMMYYYY)#ALAMAT SESUAI EKTP#JUMLAH KELUARGA YANG AKAN DIDAFTARKAN

Contoh :
ARDI NUGROHO#21121985#JL. ENGKU PUTRI N0.3 BATAM CENTER KOTA BATAM, PROVINSI KEPULAUAN RIAU#4

c. Pendadftaran E-Paspor

E-PASPOR#NAMA#TGLLAHIR(DDMMYYYY)#ALAMAT SESUAI EKTP

Contoh:
E-PASPOR#ARDI NUGROHO#21121985#JL. ENGKU PUTRI N0.3 BATAM CENTER KOTA BATAM, PROVINSI KEPULAUAN RIAU

Untuk E-PASPOR hanya dilayani di Kantor Imigrasi – Batam Center

Kirimkah pesan tersebut tepat pukul 07.30 WIB pada hari Senin-Jumat (lewat dari pukul 07.30, agak sulit mendapatkan nomor antrean) ke nomor:

Kantor Imigrasi – Batam Center: 0822-8886-2017
Unit Layanan Paspor – Harbourbay: 085-5656-2017

INGAT! Jangan mendaftar berkali-kali. Cukup sekali saja dan tunggu respon atau balasan dari Kantor Imigrasi.

2. Balasan dari Imigrasi

Ada dua balasan yang akan didapatkan yakni berhasil dan gagal (saya contohkan saya punya).

Jika berhasil:

Pendaftaran Antrian Anda Berhasil !! Dengan Data Sebagai Berikut :

Kode Pendaftaran : 083208191
Nomor WhatsApp : +62 852-6455-8817
Nama Lengkap : SRIMURNI
Tgl. Lahir : 12-01-1981
Alamat : BENGKONG HARAPAN 2 BLOK J NO 31 BATAM KEPRI

Tgl. Datang : 21-01-2019
Tujuan : Kantor Imigrasi Kelas I Khusus Batam

Jenis : BIASA

Perkiraan Nomor Antrian : 191

Jam Datang (Check In) : 13:00 WIB

Untuk Membatalkan Ketik #batal dan Perlu Diingat Bahwa Tiap Pembatalan Akan Berakibat Pemblokiran Selama 2 Minggu Kedepan!.

Jika tidak berhasil:

Mohon Ma’af… saat ini jumlah pemohon sudah terpenuhi. Silahkan melakukan pendaftaran ulang sesuai dengan format pada hari kerja (Senin s/d Jum’at) mulai pukul 07:30 s/d 16:00 !!

3. Persyaratan Jangan Ada yang Terlupa

Setelah mendapatkan balasan nomor antrean, kita akan mendapatkan pula balasan tentang syarat-syarat yang harus dipenuhi dan dibawa saat datang ke kantor Imigrasi.

Dan, sangat penting untuk memperhatikan syarat dimaksud dan jangan sampai lupa membawanya, jika tidak ingin bolak-balik.

Persyaratan dimaksud adalah:

a. Silahkan datang 30 menit sebelumnya dengan memperlihatkan pesan ASLI WA kepada petugas dan membawa materai masing-masing 2 buah, dokumen persyaratan fotocopy 1 rangkap (ukuran A4) & ASLI.

b. Dokumen asli dan fotokopi

  1. FOTO COPY EKTP (FC diperbesar)
  2. FOTO COPY Kartu Keluarga;
  3. FOTO COPY Akte Lahir / Ijazah / Buku Nikah / Akte Perkawinan (memuat nama,TTL & nama ortu);
  4. FOTO COPY Dokumen ortu bagi permohonan untuk anak + paspor ortu;
  5. FOTO COPY Paspor lama untuk penggantian;
  6. Dokumen tambahan bila diperlukan*
  7. Surat Domisili dari Kelurahan untuk KTP luar Batam
  8. Bawa materai satu untuk dewasa dan dua untuk anak-anak. (jika tidak membawa, ada mobil keliling PT Pos yang standby di halaman kantor Imigrasi dan mereka menyediakan materai dengan harga Rp6000).
  9. Bawa pena hitam untuk mengisi formulir karena pena yang disediakan pihak Imigrasi kadang tidak berfungsi dan yang memakainya pun banyak.

*Melampirkan surat keterangan domisili dari kelurahan untuk KTP luar Batam;
*Dokumen pendukung lainnya sesuai Surat Edaran Dirjenim No.IMI-0277.GR.02.06 Tahun 2017 tentang Pencegahan Tenaga Kerja Indonesia Nonprosedural
a. Untuk tujuan bekerja melampirkan Surat Rekomendasi dari Dinas Tenaga Kerja dengan ID TKI yang berlaku;
b. Untuk tujuan Umroh / Haji melampirkan Surat Rekomendasi dari Kantor Kemenag & Surat Keterangan dari Penyelenggara Perjalanan Ibadah Umroh / Haji Khusus (PPIU/PPIH);
c. Untuk magang (pelatihan) & bursa kerja khusus melampirkan Surat Rekomendasi dari Ditjen Pembinaan Pelatihan & Produktivitas, Kementerian Tenaga Kerja;
d. Dan lain-lain.
🔹 Untuk mengetahui status pendaftaran Anda ketik #daftar
🔹 Untuk mengetahui persyaratan permohonan paspor ketik persyaratan
🔹 Untuk mengetahui biaya paspor ketik biaya
🔹 Untuk mengetahui cara pembayaran paspor ketik bayar

4. Datang ke Kantor Imigrasi

Di hari yang sudah ditentukan, kita harus datang 30 menit sebelum jadwal dan ada beberapa hal yang jangan dilakukan:

a. Jangan memakai sandal, melainkan sepatu

b. Jangan pakai kaos tapi kemeja dan berpakaian rapi

c. Jangan pakai baju maupun jilbab yang bewarna putih karena background foto paspor juga putih. Pakailah warna lain selain putih.

d. Jangan lupa membawa handphone yang berisi pesan WA asli saat mendaftar antrean pengurusan paspor.

Antrean ramai di Kantor Imigrasi Batam. Photo by menixnews.

Setelah empat hal utama itu beres, di kantor Imigrasi ikutilah panduan berukut ini:

a. Lapor ke petugas yang ada di pintu masuk layanan paspor dengan menunjukkan isi WA pendaftaran.

b. Tunggu di tempat duduk sampai nomor kita dipanggil oleh petugas Customer Service. Biasanya pemanggilan nomor per 20 orang. Jadi kita harus antre di dapan loket Customer Service. Menunggu antrean sekarang sudah sangat nyaman. Tempat duduk yang disediakan banyak dan ruangan ber-AC. Jika haus, tersedia air galon di dispenser.

c. Siapkan berkas (fotokopi dan asli) yang diperlukan. Tidak usah menggunakan map maupun amplop. Satu orang satu berkas. Jika mengurus paspor satu anak atau lebih, maka berkas anak juga harus terpisah masing-masing satu.

d. Jika berkas lengkap, petugas CS akan memberikan map kuning berisi dokumen kita yang sudah tersusun rapi dan formulir yang harus disi dan ditandatangani. Kita juga diberikan nomor antrean untuk wawancara dan foto.

e. Isi formulir dengan pena hitam dan tandatangani di tempat yang semestinya. INGAT! Isi formulir hanya dengan PENA HITAM.

f. Tunggu panggilan nomor antrean wawancara dan foto. Ketika itu, saya mendapatkan nomor antrean 154, dan yang dipanggil baru nomor 80-an. Alhasil kami harus menunggu dari pukul 13.00 sampai 16.15 WIB. Melelahkan tapi kudu dijalani. Hehehehe

g. Setelah nomor antrean dipanggil, masuk ke ruang wawancara dan foto. Kita akan ditanya seputar alasan tujuan membuat paspor. Untuk perpanjangan paspor, maka paspor lama akan diambil. Paspor lama bisa diberikan lagi jika didalamnya ada lembaran visa. Jika tidak, maka kita tidak bisa meminta paspor lama. Padahal saya ingin menjadikannya kenang-kenangan.

h. Saat wawancara jangan lupa menyampaikan jenis paspor apa yang kita inginkan apakah 48 halaman atau 24 halaman. Kebetulan saya dan anak-anak memilih yang 24 halaman karena tidak terlalu sering ke luar negeri. Kegunaan paspor 48 dan 24 halaman adalah sama, kecuali bagi yang ingin umrah, wajib membuat paspor 48 halaman.

i. Proses wawancara dan foto serta pengambilan sidik jari tidak begitu lama hanya sekitar 10-15 menit.

j. Setelah urusan selesai, kita akan diberikan secarik kertas berisi bukti pengurusan paspor dan kode pembayaran.

Bukti pengurusan paspor di Kantor Imigrasi Batam. Photo by menixnews.

5. Biaya dan Cara Bayar

Biaya pembuatan paspor ini berbeda-beda tergantung jenisnya. Saya gambarkan saya yang umum ya!

a. Paspor biasa 24 halaman: Rp155.000

b. Paspor biasa 48 halaman: Rp 355.000

c. E-paspor: Rp650.000

Cara bayar via ATM dan teller Bank

Untuk membayar biaya bisa dilakukan via ATM ataupun di teller bank mana saja, baik bank pemerintah maupun swasta serta Kantor Pos. INGAT! Tidak ada biaya apapun selain biaya pembuatan paspor yang harus kita transfer sesuai dengan jumlah yang tertera di bukti pengurusan paspor.

Pembayaran biaya paspor tidak bisa dilakukan melalui SMS-banking atau internet banking karena pihak Imigrasi meminta bukti fisik atau lembaran pembayaran biaya tersebut. Walaupun bukti pembayaran internet banking dan SMS-banking banking bisa dicetak, tapi berdasarkan jawaban petugas Imigrasi yang saya tanyai tentang hal ini, dia mengatakan pembayaran hanya bisa via ATM dan teller bank.

INGAT! Bayar biaya paspor paling lama 7 hari setelah bukti pengurusan diterima. Lewat dari itu, semuanya akan sia-sia,

Saya sendiri telah membayar biaya tersebut via ATM BNI dan BRI. Langkah-langkahnya sangatlah mudah.

a. Via BNI

Prosedur pembayaran paspor via ATM BNI

b. Via BRI

Prosedur pembyaran paspor via ATM BRI

6. Pengambilan Paspor

Normalnya paspor akan selesai dan dapat diambil di Kantor Imigrasi paling cepat tiga hari kerja setelah pembayaran. INGAT! Maksimal pengambilan paspor adalah 30 hari kerja dihitung dari tanggal pengurusannya. Lebih dari itu, paspor akan hangus dan semuanya sia-sia.

Untuk pengambilan paspor, ikuti panduan berikut:

a. Datang ke Kantor Imigrasi pagi hari, mulai jam 07.00 WIB

b. Ambil nomor antrean pengambilan paspor. Jangan lupa bawa bukti pengurusan paspor dan tanda bayar. Scanning sendiri nomor pembayaran yang ada di tanda bukti pengurusan paspor untuk mendapatkan nomor antrean.

c. Ambil paspor di loket yang tersedia. Tempatnya berbeda dengan saat pengurusan paspor ya! Pengambilan paspor berada di ruangan sebelum ruang pengurusan paspor. Ada tulisan besar “Pengambilan Paspor” di pintu ruangan tersebut.

d. Jangan lupa bawa KTP, bukti pengurusan paspor dan bukti pembayaran.

e. Sabar menunggu antrean karena lama baru akan dipanggil. Bisa sampai satu jam lebih.

f. Pengambilan paspor bisa diwakilkan dengan surat kuasa bermaterai.

7. Playground

Poin terakhir ini bukanlah bagian dari prosedur pembuatan paspor di Batam, melainkan tambahan informasi saja.

Karena Kantor Imigrasi sudah mendeklarasikan pelayanan terbaik, mereka pun memberikan fasilitas tambahan berupa tempat bermain anak-anak atau playground.

Playground di Kantor Imigrasi Batam Centre. Photo by menixnews

Keberadaan playground ini sangat berguna karena “membunuh” kebosanan anak ketika ikut mengurus paspor yang bisa memakan waktu berjam-jam.

Playground ini terletak di dekat loket CS dan tersedia mainan untuk batita (bayi di bawah tiga tahun).

Well, my blog readers semoga sharing bermanfaat ya! (sri murni)

HAPPY TRAVELING